La reciente decisión de la Procuraduría sobre las visitas administrativas adelantadas por la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante SIC) a la Registraduría Nacional del Estado Civil, su Fondo Rotatorio y el Ministerio de Relaciones Exteriores vuelve a poner en primer plano una discusión central para el derecho de la competencia: hasta dónde puede llegar la autoridad en el recaudo de información y qué garantías deben observarse cuando la diligencia involucra documentos, correos, archivos digitales o dispositivos electrónicos. Lo anterior cobra especial relevancia no solo por la gravedad de las sanciones disciplinarias impuestas a 4 funcionarios y 13 contratistas de la entidad, sino también por las implicaciones institucionales que la decisión proyecta sobre el ejercicio de funciones de la autoridad de competencia.

Parecía que la discusión había quedado zanjada con la Sentencia C-165 de 2019, cuya lectura práctica fue, en muchos casos, la de una amplia habilitación para acceder a información durante visitas administrativas. Sin embargo, la reciente decisión disciplinaria insiste en que ese ejercicio no puede desprenderse del objeto de la diligencia ni de las garantías que rigen el recaudo de información en sede administrativa.

Los hechos que dieron lugar al debate son por todos conocidos. En 2024, la SIC adelantó visitas administrativas en el marco de denuncias por un posible direccionamiento de procesos de selección ocurrido entre los años 2007 y 2023, al haberse incluido requisitos de experiencia y especificaciones técnicas que solo podían acreditarse un solo oferente. Para ese momento, la actuación se encontraba en etapa de averiguación preliminar, esto es, previo a la apertura formal de una investigación. Durante las diligencias se solicitó acceso a información contenida en computadores, correos y teléfonos celulares, incluso de uso mixto, y se practicó la extracción de “espejos forenses” y copias de seguridad de la información contenida en sus dispositivos de uso mixto mediante herramientas forenses. Las oposiciones formuladas por algunos funcionarios y la intervención preventiva de la Procuraduría terminaron dando lugar a la apertura de la actuación disciplinaria que desembocó en el fallo.

A partir del análisis del fallo 006-2026, pueden extraerse valiosas reglas prácticas particularmente útiles para cualquier empresa o entidad que sea sometida a una visita administrativa:

1. La visita debe estar claramente delimitada desde su objeto. Uno de los reproches centrales de la Procuraduría se dirige a la forma en que la SIC definió el objeto de la diligencia. En criterio del fallo, una fórmula amplia o genérica plasmada en una “credencial de visita” – como aludir simplemente a “procesos de contratación adelantados por la entidad” – puede resultar insuficiente si no permite identificar con claridad qué hechos se pretenden verificar y cuál es el alcance material de la visita. Esa delimitación es decisiva, porque de ella depende la posibilidad real de verificar si los requerimientos formulados durante la diligencia son conducentes, pertinentes y útiles al caso investigado.
2. La Credencial de visita debe delimitar de manera suficiente la diligencia. La credencial de visita debe definir con claridad el alcance de la diligencia. Esto supone, al menos, delimitar: i) el alcance o periodo temporal objeto de revisión; ii) delimitar el tema o asunto específico sobre el cual recaerá la inspección; iii) dar elementos suficientes para identificar qué tipo de información, documentos o dispositivos pueden ser requeridos. Cuando esa delimitación no existe o es demasiado general, aumenta el riesgo de que la visita derive en requerimientos imprecisos, revisiones excesivas o recaudos de información sin relación clara con la investigación.
3. La información solicitada debe guardar conexidad real con el objeto de la indagación. La decisión insiste en un punto que conviene no perder de vista: las facultades de inspección de la SIC son amplias, pero no absolutas. Su actuar durante las visitas administrativas se somete a los principios de necesidad y nexo causal. En esa medida, la autoridad puede solicitar y recaudar información útil para la averiguación, pero debe existir una relación directa entre lo requerido, los hechos investigados y el propósito de la diligencia. En esa medida, deben evitarse requerimientos amplios, vagos o desproporcionados que no estén directamente vinculados con el caso objeto de revisión.
4. El acceso a dispositivos de uso mixto exige una cautela reforzada. La autoridad puede acceder a dispositivos, incluso de propiedad personal, de empleados o directivos, cuando en ellos repose información relacionada con el objeto de la investigación. Sin embargo, ese acceso no autoriza una revisión o extracción indiscriminada de su contenido. El recaudo debe limitarse al alcance de la visita y sujetarse a criterios de legalidad, necesidad, proporcionalidad, de modo que, especialmente en dispositivos de uso mixto, la extracción sea parcial, focalizada y respetuosa del derecho a la intimidad y a la no autoincriminación.
5. No toda oposición durante la diligencia configura obstaculización. Otro punto relevante del análisis es que no cualquier negativa o reparo formulado por el inspeccionado puede entenderse, sin más, como una conducta obstructiva. La procuraduría destaca que no resulta sancionable la negativa de la práctica de la prueba, cuando se trate de: i) Información que, de acuerdo con la Constitución Política está sujeta a reserva judicial; ii) Información que no esté catalogada como “Documento privado”; iii) Información y documentos que no guarden relación con el objeto de la inspección y las funciones de vigilancia y control de la SIC.

En nuestra lectura, el fallo más que debilitar la capacidad investigativa de la SIC, la decisión obliga a revisar el estándar con el que deben ejecutarse las visitas administrativas. La sentencia C-165 de 2019, tantas veces invocada en esta materia, no puede leerse como una habilitación para acceder de manera irrestricta a cualquier fuente de información. Por el contrario, vuelve a ser útil precisamente para recordar que el recaudo probatorio debe guardar conexidad con el objeto de investigación y respetar límites materiales claros, entre ellos el derecho de defensa y el debido proceso.

Desde una perspectiva práctica, la decisión ofrece criterios claros que vale la pena tener presentes cuando una empresa o entidad recibe una visita administrativa. Entre otras cuestiones, resulta importante verificar qué dice exactamente la credencial, cuál es el objeto concreto de la diligencia, qué periodo comprende, qué tipo de información se está solicitando, si existe una relación clara entre lo requerido y el objeto de la visita, y cómo se documentará el acceso o la extracción de información.

Esta discusión apenas comienza y será importante seguir de cerca su evolución. Entretanto, el fallo ya deja una enseñanza clara: en materia de visitas administrativas, la eficacia investigativa no desplaza la exigencia de actuar con legalidad, proporcionalidad y respeto por las garantías mínimas del inspeccionado. Para quienes deben atender este tipo de diligencias, conocer esos límites no es una cuestión netamente teórica, sino una herramienta concreta de gestión del riesgo, especialmente cuando se encuentra en riesgo la responsabilidad disciplinaria.

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